Командировка означает, что сотрудник покидает свое постоянное место работы и отправляется в поездку. Однако, если ожидается, что если этот сотрудник будет работать в удаленном офисе более трех месяцев, это будет считаться изменением места работы и не будет рассматриваться как командировка. Поэтому, если вы имеете разрешение на работу, выданное на основе вашей работы в компании, которая находится в городе А, то в любом другом городе Б находиться больше трех месяцев не получится (если найдете нормативный документ, который опровергает это- сообщите нам)
Перед тем, как сотрудники уйдут в командировку, непосредственный руководитель утверждает заявление сотрудника о командировке 出差申请, чтобы избежать ненужных командировок и контролировать расходы.
Все отделы должны установить и строго применять систему утверждения командировок. Персонал штаб-квартиры, путешествующий в командировку, постоянный персонал местных зарубежных агентств, путешествующих по провинциям, и постоянный персонал зарубежных агентств, выезжающих за границу, должны заранее заполнить заявление о командировке и приложить заявление о командировке к форме возмещения расходов.
Если вы находитесь в командировке по приглашению извне и т. д., то к заявлению на командировку необходимо приложить пригласительное письмо и другие документы. Заявление о командировке должно быть заполнено полностью и подробно, включая дату отъезда из деловой поездки, предполагаемое время деловой поездки, цель деловой поездки и т. д., должно быть одобрено лицом, ответственным за командировку.
При заполнении заявки на командировку необходимо четко указать цель командировки. Недостаточно описать заявку на командировку как «участие во встрече». Однако, если командировка связана с секретами компании, цель командировки не может быть описана подробно.
После возвращения из командировки, командировочному необходимо незамедлительно заполнить документы о возмещении расходов и приложить соответствующие оригиналы счетов для возмещения расходов.
Чтобы обеспечить достоверность понесенных расходов, необходимо правдиво декларировать командировочные расходы и связанные с ними затраты, понесенные командировочным и категорически запрещается декларировать личные расходы.
В командировке необходимо соблюдать трудовое законодательство КНР:
«Закон о труде Китайской Народной Республики» Статья 36 утверждает, что в государстве действует система рабочего времени, при которой рабочие работают не более восьми часов в день, а средняя рабочая неделя - не более 44 часов.
Статья 37 Для работников, выполняющих сдельную работу, нанимающая единица обоснованно определяет их норму труда и размер сдельной оплаты труда в соответствии с системой рабочего времени, установленной статьей 36 настоящего Закона.
Статья 38 Работодатель обеспечивает работнику не менее одного выходного дня в неделю.
Статья 39 Если предприятие не может реализовать положения статей 36 и 38 настоящего Закона из-за своих производственных характеристик, с одобрения отдела трудового распорядка могут быть применены другие меры по работе и отдыху.
Сотрудник, назначенный для работы в офисе компании в другом месте в связи с назначением, прикомандированием и т. д., будет постоянным сотрудником с даты регистрации, а новое место работы будет постоянным местом работы.
Если изначально это была временная командировка, продолжительность которой не должна была превышать трех месяцев, но фактически превышала три месяца, начиная с четвертого месяца она не будет считаться командировкой, и новое место работы будет постоянным местом работы.
Все продления командировок должны быть одобрены непосредственным руководителем заранее, причина должна быть указана в форме компенсации после окончания командировки или должно быть приложено текстовое описание, и должно быть получено одобрение непосредственного руководителя.
Если сотрудник путешествует по праздникам Весны, «Первомай» и «Октябрь» и все еще находится в командировке в течение этого периода времени, сотрудник должен объяснить в декларации о расходах, что он собирается получить субсидию на командировку после одобрение непосредственного руководителя.
Если после окончания командировки у сотрудника наступает отпуск, он может вернуться или остаться в месте командировки. Однако все расходы по длительному пребыванию в месте командировки несет сотруднику, и продленное время не пользуется субсидией на поездку.
Во время деловой поездки следует выбрать разумный маршрут. Для деловых поездок внутри страны выберите как можно более прямой маршрут; для деловых поездок за границу покупка авиабилетов, изменение маршрута, добавление остановок или объездных маршрутов должны быть одобрены уполномоченным лицом, а соответствующие процедуры должны быть выполнены через назначенный отдел.
Для групповых командировок руководитель организационного отдела назначает специальное лицо, которое будет отвечать за списание и расход и возмещение расходов во время поездки. В принципе, зарубежная группа должна попросить туристическое агентство, сертифицированное компанией, помочь с размещением и другими вопросами.
Командировочные расходы - это необходимые и разумные расходы, понесенные сотрудниками компании для выполнения запланированных задач во время деловых поездок, в том числе: транспортные расходы в пути, расходы на проживание, транспортные расходы по городу, субсидии на командировку и проживание, другие официальные прочие расходы. расходы и др.
Транспортные сборы при транзите в основном включают авиабилеты туда и обратно, билеты на паромы, билеты на поезд, билеты на междугородние автобусы и непредвиденные сборы за строительство аэропорта, личное страхование от несчастных случаев и т. д. Транспортные расходы в пути возмещаются счетами в пределах нормативов расходов компании.
В нормальных условиях сотрудники должны использовать самолет эконом-класса в деловых поездках и стараться лететь непосредственно в соответствии с бизнес-расписанием.
Если сотруднику необходимо отменить маршрут или изменить маршрут забронированного международного авиабилета в связи с необходимостью работы, он должен как можно скорее заполнить заявление на возврат и предоставить полный международный авиабилет в указанный отдел в то же время.
Сотрудники должны приобретать авиабилеты со скидкой и ограниченными условиями с точки зрения осведомленности о стоимости, но они должны делать разумный выбор, исходя из деловой цели и требований к времени деловой поездки.
Всем сотрудникам, для которых компания приобрела страховку от несчастных случаев, не возмещаются взносы по личному страхованию от несчастных случаев, когда они уходят в командировку.
Сотрудники компании могут использовать такси или другой общественный транспорт, отправляясь по делам, и они получат компенсацию на основе фактически понесенной суммы. Если вы хотите взять такси, если ваш пункт назначения находится в 200 километрах от места работы, вы должны заранее спросить у своего непосредственного менеджера.
Только при приеме клиентов или при отсутствии других транспортных средств (или более дорогих) вы можете арендовать автомобиль. При аренде автомобилей должны соблюдаться принципы безопасности и экономии, а также договор аренды.
Во время командировки сотрудники могут всесторонне учитывать такие факторы, как удобство работы, цена и т. д., выбирать проживание в отеле, с которым заключен договор, или в отеле без договора рядом с местом поездки, но они должны оставаться в пределах стандарта. расходов на проживание.
Даты начала и окончания, а также стоимость проживания должны быть указаны в счете за проживание. Для тех, кто останавливается в отелях выше трех звезд (включая трехзвездочные), в принципе, при возмещении расходов должен быть предоставлен подробный список расходов. Личные расходы, такие как питание, личные беседы и расходы на стирку, указанные в списке размещения в отеле, несет физическое лицо.
Прочие расходы, понесенные командировочным по делам, такие как почтовые и телекоммуникационные сборы, плата за багаж, плата за покупку билетов, плату за копирование документов, плату за факс и т. д., Должны быть возмещены в соответствии с фактами.
При возмещении расходов, связанных с деловыми звонками, сотрудники должны предоставить список телефонных разговоров (записи разговоров, номера телефонов), а расходы, необходимые для доступа в Интернет для работы во время командировки, возмещаются по фактам.
Плата за обработку возмещения для авиабилетов, билетов на поезд и т. д. необходимо указывать причину возврата, и возмещение может быть произведено только в том случае, если это происходит в служебных целях.
Если сотрудник уезжает по делам за границу и у него нет паспорта или срок действия паспорта истек, затраты на подачу заявления и продление паспорта будут возмещены. Если у сотрудника уже есть действующий паспорт, он не будет возмещен. Сотрудники должны предоставить оригиналы документов о необходимых расходах, понесенных при оформлении паспортов или виз, вместе с формой возмещения расходов.
Все расходы на проживание, авиабилеты, транспорт или аренду автомобиля, а также любые другие индивидуальные расходы должны быть возмещены официальными оригиналами счетов (для счетов за международные расходы также можно использовать квитанции по кредитным картам). Если в командировках за границу нет расходов по счетам, необходимо заполнить «Форму возмещения расходов за границу без счетов» и возместить ее после подписания соответствующим ответственным лицом и утверждения подписавшим финансовым лицом.
При возмещении командировочных расходов, если происходит обмен иностранной валюты, необходимо указать обменный курс или предоставить форму обмена иностранной валюты, чтобы облегчить конвертацию расходов в разные валюты.
Все расходы должны быть возмещены вовремя. Для краткосрочных командировок они должны быть представлены в финансовый отдел для возмещения в течение одного месяца с даты возвращения из командировки.
В случае долгосрочных командировок на срок до трех месяцев командировочные расходы внутри страны должны быть возмещены в течение 2 месяцев после происшествия, а командировочные расходы за границей должны быть возмещены в течение 3 месяцев после командировки.
При обнаружении ненужных или необоснованных командировок и ложных или искаженных данных о расходах они будут отправлены в систему управления персоналом для уведомления и критики, штрафы и пени в зависимости от серьезности обстоятельств